Get Started
Sådan virker det
Skabeloner
Priser
Kunder
Bestil et møde
How it works

Fortrolighedspolitik

Ved at bruge Contractbook accepterer du, at du er bekendt med fortrolighedspolitikken for vores service og accepterer denne.

Sidst ændret: 25. maj 2018

Generelt

Din sikkerhed og ret til privatliv er vigtig for os. Derfor respekterer Contractbook ApS (“Contractbook”) rettighederne for vores kunder, besøgende og brugere af Contractbooks platform (“Platformen”) og hjemmesiden www.contractbook.co, herunder inkluderet alle elektroniske tjenester, applikationer og interne links på platformen. Alle oplysninger, som du giver via Platformen bliver respekteret, hemmeligholdt og vil ikke blive brugt på måder eller til formål, som du ikke er indforstået med.

Contractbooks praksis vedrørende behandling af personlig data, finder du beskrevet i denne Fortrolighedspolitik. Fortrolighedspolitiken gælder dog kun for Platformen og gælder derfor ikke for tredjeparters websteder eller lignende, som du muligvis kan være i stand til at få adgang til fra hjemmesiden eller platformen.

Vi har udarbejdet denne datapolitik på en ligefrem og letforståelig måde. Derfor er oplysninger af teknisk karakter udeladt. Hvis du har spørgsmål til denne Fortrolighedspolitik, er du altid velkommen til at kontakte os for en afklaring.

Ved at bruge Platformen erklærer du dig enig i vores datapolitik.

Overordnet behandler Contractbook data:

  • For at kunne tilbyde vores brugere en effektiv kontrakthåndteringsplatform med en gyldig digital signatur
  • For at modtage betaling for brugen af Platformen
  • For at opfylde bogførings- og skattekrav
  • For yde kundesupport - eksempelvis for at kunne besvare spørgsmål fra brugere
  • For at kunne analysere brugeradfærd og dermed optimere brugervenligheden på Platformen
  • For at kunne sende information om produktet - eksempelvis nye features
  • For at kunne finde og rette fejl i produktet
  • For at sende tilbud og marketingsinformation.

Hvis du bruger Platformen, vil dine personligt identificerbare oplysninger deles med modparter på de dokumenter, du sender til en anden part.

Vi deler, sælger eller udlejer ikke dine personlige oplysninger, ved mindre vi skal overholde loven, beskytte vores rettigheder, faciliterer din brug af systemet eller udvikle vores produkt.

Indsamling af data

Vi indsamler kun data, som er nødvendig for at sikre dig en sikker, hurtig og effektiv kontrakthåndteringsplatform. For at gøre det, er det nødvendigt for os at indsamle personoplysninger, som gør privatpersoner identificerbare, og som gør det muligt for vores brugere at identificere hinanden, når de indgår en aftale. For at bruge Platformen skal du derfor oplyse visse personligt identificerbare oplysninger (defineret nedenfor), og ikke-personligt identificerbare oplysninger (defineret nedenfor) (samlet kaldet ”Oplysninger”). Vi indsamler disse Oplysninger og bruge dem i overensstemmelse med den praksis, der er beskrevet i denne Fortrolighedspolitik.

Personlige oplysninger (Identificerbare): Vi indsamler personlige oplysninger i form af navn, mailadresse og telefonnummer (kontaktoplysninger), når du registrerer dig på Platformen. Kontaktoplysningerne er nødvendige for at sikre gyldige kontrakter med vores digitale totrinsverifikations-signatur.

Vi kan bruge din mailadresse og telefonnummer til at oplyse dig om platformen og eventuelle nye funktioner, som du kan være interesseret i. Vi bruger desuden din mail til at sende dig beskeder med kundesupport og marketing. Du kan til hver en tid fravælge at modtage mails om marketing ved at klikke “Unsurscribe” i bunden af mailen.

Under “Profilindstillinger” kan du som bruger valgfrit oplyse jobtitel og adresse, hvis du ønsker, at det skal udfyldes automatisk, når du opretter et nyt dokument.

Hvis du bruger en af vores betalte planer, bruger vi en tredjepart til indsamle betalingsoplysninger. Vi opbevarer ingen betalingsoplysninger selv, men benytter os af Stripe til at gennemføre betalinger.

Hvis du selv inviterer en tredjepart til platformen for at forhandle en kontrakt, fremvise en kladde eller underskrive en aftale, opbevarer vi også oplysninger på dem, så du kan overvåge invitationen selv.

Ikke-personlige oplysninger: Vi kan spore og indsamler bl.a. følgende kategorier af oplysninger, når du besøger eller bruger Platformen: Internet Protocol (IP) adresser; domæne-servere; typer af computere (herunder mobile enheder såsom tablets og smartphones); navigationsstier der anvendes, mens du besøger hjemmesiden eller Platformen; anvendte templates, browserindstillinger; installeret plug-ins; lokale præferencer opbevaring; skærmopløsninger; lokale tidszoner; font lister; bruger agent oplysninger og de typer af webbrowsere, der anvendes til at få adgang til Platformen.

Dit indhold: Brug af Platformen kan involvere deling af personlige oplysninger i kontrakter, aftaler, samtaler og vedhæftninger. Vi krypterer og opbevarer disse dokumenter. Du kontrollerer selv, hvem du vil have til at se og underskrive indholdet, og hvem indholdet er delt med. Vi overvåger i udgangspunktet ikke dette indhold. Derfor opfordrer vi dig til ikke at opbevare sensitive personoplysninger, som de er beskrevet i Databeskyttelsesforordningens Artikel 9.

Contractbook kan dog se dine kontrakter på din anvisning, eksempelvis hvis det er nødvendigt for at vedligeholde og forbedre Platformen, for at løse support-opgaver eller hvis vi har en begrundet formodning om, at du forbryder dig mod vores Fortrolighedspolitik.

Vi analyserer brugen af kontrakten, for at forstå hvordan vores produkt bliver brugt med henblik på senere forbedreringer. Al data i kontrakter og aftaler er dog anonymiseret. Vi underetter omgående den dataansvarlige, hvis vi bliver bekendte med, at en instruks er i strid med Databeskyttelsesforordningen, anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

Data vi indsamler automatisk

Cookies: En "cookie" er en lille tekstfil, der lagres på en brugers computer til registreringsformål. Vi bruger cookies på Platformen for at forenkle brugerlogin og administration af Platformen. Via din internetbrowser kan du kontrollere og begrænse cookies. Hvis du afviser cookies, kan du stadig bruge Platformen, men på nogle områder eller funktioner på Platformen, kan dine muligheder være begrænset. Cookies vil ikke blive solgt, udlejet eller udlånt, men de kan anvendes til analyser og reklameøjemed i overensstemmelse med denne Fortrolighedspolitik. Vi sletter oplysningerne, når de ikke længere skønnes nødvendige. Perioden heraf, afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Det er således ikke muligt at angive et specifikt tidspunkt, hvornår informationerne slettes.

Adfærd: Når du bruger systemet, benytter vi os af session-optagelser for analysere, hvordan du bruger systemet. Det gør vi for at forstå brugen af vores platform og forbedre brugeroplevelsen på platformen.

Databehandleraftale

Når du bliver betalende bruger hos Contractbook, sender vi dig en Databehandleraftale, som du skal gennemlæse og underskrive. Find den her: https://www.hi.contractbook.co/en/request-data-processing-agreement

Aftalen fastsætter rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når Contractbook foretager behandling af personoplysninger på vegne af dataansvarlige, altså betalende brugere af platformen.

Databehandleraftalen er udformet efter Datatilsynets henvisninger og med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale, om:

  • at Contractbook kun må handle inden for den dataansvarliges instruks
  • at de personer, der konkret skal foretage behandlingen har tavshedspligt (eller er underlagt dette ved lov)
  • passende sikkerhedsforanstaltninger træffes, herunder anmeldelse ved sikkerhedsbrud
  • at Contractbook kun benytter sig af underdatabehandlere, når kravene herfor i persondataforordningen er opfyldt
  • at Contractbook skal hjælpe den dataansvarlige med at opfylde sine forpligtelser
  • at Contractbook sletter eller tilbageleverer oplysninger, når behandlingen er færdig,medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaters nationale ret, som Contractbook er underlagt
  • at Contractbook stiller dokumentation til rådighed for den dataansvarlig.
  • Fejl og nedetid på Platformen
  • Urigtige, ulovlige eller retsstridige informationer eller Oplysninger angivet af brugerne
  • Tab af data, informationer, kontrakter eller Oplysninger

Underdatabehandlere

Contractbook bruger en række underdatabehandlere, som assisterer os i at tilbyde Platformen. Vi bruger tredjeparter til at opbevare Platfromen, indsamle feedback og analysere brugeradfærd med henblik på at forbedre Platformen, udbedre fejl i produktet, gennemføre betalinger, sende emails og faciliterer kontakt med brugeren med henblik på kundesupport og information om produktet, samt for at overholde vores egne forpligtelser i henhold til Bogføringsloven.

Disse underdatabehandlere kan få adgang til dine informationer, men udelukkende med det formål at faciliterer den optimale kontrakthåndteringsplatform. De har derfor ingen beføjelser til at handle på anden instruks end den, du giver os. Vores underdatabehandlere skal mindst have en Datapolitik og en sikkerhedsstandard, der beskytter dine data på samme vis som denne Fortrolighedspolitik.

Contractbook har via Databehandleraftalen den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere. Contractbook skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 14 dage før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til Contractbook inden 7 dage efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.

Du kan se vores underdatabehandlere her.

Overholdelse af loven

Vi må dele dine personoplysninger med offentlige og retslige myndigheder, hvis dansk og EU-lov påbyder os det. Eksempelvis, hvis vi mener, at det er nødvendigt for at overholde EU's Databeskyttelsesforordning eller hvis vi bliver bekendte med, at du bruger Platformen til at bryde loven.

Sikkerhedshensyn - sådan beskytter vi dine personlige oplysninger

Vi benytter rimelige tekniske og administrative sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine oplysninger og sikre dine informationer mod tab, misbrug, offentliggørelse eller uautoriserede indgang. Vi bruger blandt andet, men ikke kun, firewalls, krypteringsteknikker og autentifikationsprocedurer til at vedligeholde sikkerheden i dine sessioner.

Læs mere om sikkerheden på platformen her.

Uretmæssig deling af personlige oplysninger

Du har selv kontrol over, hvem du deler Indhold og profilinformationer med. Vi følger løbende op for at sikre, at vi har rimelige sikkerhedsforanstaltninger på plads. Du skal være opmærksom på, at ingen sikkerhedsforanstaltninger er 100 % ugennembrydelige. Vi kan ikke tage ansvar for andre brugere eller hvad dem, du deler dine data med, foretager sig. Hvis du vælger at dele en kontrakt med indhold til en person, der misbruger det, er det ikke vores ansvar.

Dit valg

Du kan naturligvis vælge ikke at oplyse personlige informationer til Contractbook, men da vil vi enten ikke kunne tilbyde dig brug af platformen eller enkelte funktioner og features i platformen - eksempelvis opbevaring af dokumenter og digital signatur.

Hvis du vælger at slette din profil på platformen, kan du til hver en tid anmode om indsigt i dine oplysninger og anmode om opfyldelse af retten til dataportabilitet. Du kan samtidig anmode om, at få dine personlige oplysninger slettet. Nogle data opbevarer vi dog i op til 5 år efter samarbejdet er ophørt, for at kunne udføre lovgivningsmæssige forpligtelser, jævnfør eksempelvis Bogføringslovens § 10.

Har du indgået en aftale med personoplysninger via Contractbook, vil modparten stadig kunne opbevare disse, hvis de ønsker det.

Børns datasikkerhed

Platformen henvender sig ikke til personer under 13 år. Vi kan derfor ikke have kendskab til, at personer under 13 opbevarer persondata hos Contractbook. Hvis vi bliver bekendte med, at personer under 13 registrerer sig hos Contractbook, vil vi slette alle personlige oplysninger om personen. Vi kan ikke kontrollere, at dataansvarlige indsamler og opbevarer data på personer under 18. Vi opfordrer til, at dataansvarlige indhenter samtykke fra værger eller forældre, før de indsamler og opbevarer data på børn under 18 år.

Ansvar

Contractbook og Platformen er et online værktøj for at lette processen med at indgå, underskrive og gemme kontrakter. Contractbook er således ikke en juridisk tjeneste, og vores brugere opfordres til altid at søge juridisk bistand, såfremt brugeren er i tvivl omkring kontraktmæssige eller juridiske forhold.

Det er til enhver tid dit ansvar, at Informationer, som du indtaster eller angiver på Platformen er din ejendom (eller har opnået tilladelse hertil), er korrekte og ikke strider imod lov eller andres rettigheder.

Det er desuden dit eget ansvar at angive korrekt modtager på afsendelsen af aftalen eller en kontrakt.

Ændringer i vores Fortrolighedspolitik

Hvis vi ændrer vores Fortrolighedspolitik, vil opdateringerne blive vist her. Du vil desuden modtage en mail vedrørende ændringer i vores datapolitik mindst 14 dage før, de træder i kræft. Da vil du få 7 dage til at gøre indsigelser mod eventuelle ændringer i vores datapolitik.

Sådan kontakter du os

Hjemmesiden er ejet af Contractbook ApS (CVR: 36890649). Hvis du har spørgsmål om vores Fortrolighedspolitik eller til Contractbook i øvrigt, bedes du sende en e-mail på hello@contractbook.dk eller ringe til telefonnummeret +45 25943033. Du kan også finde os på adressen Sundkaj 7,3. th. 2150 Nordhavn, Danmark. Vores almindelige handelsbetingelser finder desuden anvendelse for anvendelsen af Platformen.

L'Assistance

Vi er klar til at hjælpe dig, så du får styr på det hele. Vi sørger for, at du får alt på det rette sted.

Book et møde

Vi analyserer dine behov og vejleder dig til den bedste opsætning

Opsætning

Vi rådgiver dig og hjælper dig med at strukturere din profil korrekt.

Gamle dokumenter

Vi uploader alle dine eksisterende dokumenter til platformen.

Juridisk gennemtjek

Brug for at få tjekket kontrakten af en advokat? Vi finder den rette.